Optymalizacja procesu decyzyjnego w firmie produkcyjnej
Skróciliśmy czas zatwierdzania faktur z 4 dni do 1.5 dnia. Wprowadziliśmy nowy system obiegu dokumentów, który wyeliminował wąskie gardła w księgowości.
TechMetal Lublin zmagał się z przewlekłym procesem autoryzacji kosztów. Wspólnie opracowaliśmy nowy model obiegu dokumentów, który odciążył dział księgowości bez konieczności kosztownych inwestycji w nowe oprogramowanie.
Wyzwanie
Głównym problemem była rozproszona struktura decyzyjna. Faktury trafiały do zbyt wielu osób, co sprawiało, że termin płatności często mijał przed ostateczną akceptacją dokumentu. Średnio 47 faktur miesięcznie było opłacanych po terminie, co generowało niepotrzebne monity od dostawców.
Sytuacja była o tyle trudna, że kadra zarządzająca traciła średnio 3.2 godziny tygodniowo tylko na ręczne podpisywanie papierowych kopii. Brak scentralizowanego wglądu w koszty uniemożliwiał szybkie reagowanie na odchylenia w budżecie produkcyjnym.
Podejście
Zespół Senat Biznesu rozpoczął od audytu ścieżki przepływu informacji. Zidentyfikowaliśmy 3 kluczowe punkty, w których dokumenty utykały na biurkach osób decyzyjnych. Zamiast wdrażać skomplikowane systemy klasy ERP, postawiliśmy na uproszczenie procedur i przypisanie odpowiedzialności konkretnym kierownikom.
Wprowadziliśmy zasadę tzw. akceptacji milczącej przy niskich kwotach oraz scentralizowany punkt weryfikacji. Przez pierwszy miesiąc ściśle monitorowaliśmy każdy dokument, wyłapując wszelkie niespójności w procesie.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy czytelny rejestr elektroniczny, który zastąpił obieg papierowy. Każda faktura otrzymuje teraz status widoczny dla osób upoważnionych, a w przypadku braku reakcji w ciągu 24h, system automatycznie wysyła przypomnienie do osoby decyzyjnej.
Przeszkoliliśmy 9 pracowników z nowego protokołu akceptacji. Dzięki temu każdy w zespole wie dokładnie, za jaki zakres kosztów odpowiada i w jakim terminie musi podjąć decyzję. Bez owijania w bawełnę – to zadziałało.
Rezultaty
Zredukowaliśmy czas od wpłynięcia faktury do jej zatwierdzenia o ponad połowę, co pozwoliło na lepszą dyscyplinę finansową i lepsze relacje z kluczowymi dostawcami.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Audyt ścieżki przepływu faktur w TechMetal
-
Luty 2024Warsztaty z kadrą menedżerską i wdrożenie nowych zasad
-
Marzec 2024Okres testowy i finalizacja raportu wydajności
"Sceptycznie podchodziłem do zmian w procedurach, ale teraz proces trwa 1.5 dnia zamiast 4. To realna oszczędność nerwów i czasu dla całego działu."