Usprawnienie fuzji dwóch firm logistycznych
Zsynchronizowaliśmy procesy operacyjne dwóch oddziałów logistycznych. Osiągnęliśmy pełną zgodność systemów w 11 tygodni od daty przejęcia.
Fuzja dwóch średniej wielkości firm transportowych z Lubelszczyzny stanęła w miejscu z powodu niekompatybilności systemów magazynowych. Senat Biznesu przejął nadzór operacyjny nad scaleniem procedur w listopadzie 2024 roku.
Wyzwanie
Klient zmagał się z tzw. silosami informacyjnymi. Dwa oddziały pracowały na różnych standardach raportowania, co skutkowało średnio 14-godzinnym opóźnieniem w przekazywaniu dokumentacji przewozowej do działu księgowości. Koszty błędnych faktur wzrosły w trzecim kwartale 2024 roku o 12%.
Pracownicy obu firm skarżyli się na konieczność ręcznego przepisywania danych z systemów WMS do arkuszy Excel. Brak wspólnej bazy kontrahentów powodował również dublowanie tras dla 23% ciężarówek, co bezpośrednio uderzało w marżę operacyjną całego przedsiębiorstwa.
Podejście
Nasz zespół najpierw przeprowadził audyt przepływu danych, który trwał dokładnie 6 dni roboczych. Zrezygnowaliśmy z wdrażania kosztownego, autorskiego oprogramowania na rzecz integracji istniejących rozwiązań za pomocą prostych interfejsów API.
Skupiliśmy się na twardych danych. Osobiście nadzorowałem wdrożenie nowych procedur weryfikacji zleceń, aby wyeliminować błędy u źródła. Bez owijania w bawełnę postawiliśmy sprawę jasno: pracownicy musieli przejść dwudniowe szkolenie z nowego formatu wymiany plików.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy ujednolicony pulpit zarządzania ruchem, który scalał dane z obu oddziałów w czasie rzeczywistym. Wprowadziliśmy automatyczny moduł weryfikacji numerów przewozowych, co wyeliminowało błędy przy fakturowaniu. Zasady są jasne, jak nasza strategia: jeśli dane nie pasują do systemu, blokujemy zlecenie do czasu poprawki.
Zsynchronizowaliśmy również harmonogramy pracy kierowców w jednym kalendarzu współdzielonym. Dzięki temu uniknęliśmy nakładania się grafików, co wcześniej zdarzało się średnio 9 razy w miesiącu.
Rezultaty
Działania Senatu Biznesu doprowadziły do pełnej stabilizacji procesów po 11 tygodniach od rozpoczęcia współpracy. Operacje logistyczne stały się przewidywalne, a przepływ gotówki przyspieszył dzięki szybszej weryfikacji zleceń.
Harmonogram
-
Listopad 2024Audyt systemów i wywiady z kierownikami działów
-
Grudzień 2024Wdrożenie jednolitego systemu wymiany danych
-
Styczeń 2025Finalizacja procesów kontroli jakości i audyt końcowy
"Sceptycznie podchodziłem do tematu, bo poprzednie próby scalenia systemów kosztowały nas masę pieniędzy bez efektu. Tutaj po prostu usiedliśmy do faktów i udało się."